Aurinkoisella länsirannikolla sijaitsevalla Naantalin kaupungilla on palveluksessaan yli 800 työntekijää. Tähän määrään mahtuu hyvinkin monia erilaisia työaikoja, - vuoroja sekä virka- ja työehtosopimuksia. Kun käytössä olleen työajanseurannan elinkaari alkoi uhkaavasti päättyä, oli Naantalin kaupungilla edessään järjestelmäuudistus. Tahtotila oli uudistaa työajanhallintaa kokonaisvaltaisesti.
Kilpailutuksen kautta uuden työajanhallintajärjestelmän toimittajaksi nousi Lounea Yritysratkaisut Oy ja järjestelmäksi Nepton. Aiempana referenssinä vastaavasta kuntasektorilla toteutetuista työajanhallinnan uudistamisesta Lounealla oli mm. Sastamalan kaupunki.
Hyvin etenevän projektin taustalla on toimiva projektiryhmä
Uudistusprojekti käynnistyi kesällä 2023. Tavoitteena oli siirtää Nepton työajanhallinnan piiriin ensin ne n. 300 työntekijää, jotka jo olivat aiemman järjestelmän käyttäjiä. Naantalin kaupungin henkilöstöasiantuntija Marja Vuori kertoo projektin laajenevan kattamaan seuraavaksi myös tuntityöläiset. ”Meillä on iso joukko tuntityöläisiä, joiden tuntikirjanpito oli aiemmin hoidettu työntekijän itse täyttämillä exceleillä ja joista tuntitiedot on manuaalisesti kirjattu palkanlaskennan järjestelmään. Tuntityöläisten työajanseurannan lisäksi otamme käyttöön työvuorosuunnittelun Neptonin kautta niissä yksiköissä, joissa suunnittelulle on tarvetta. Näin pääsemme eroon manuaalisesti täytettävistä taulukoista.”
Marja Vuori antaa sujuvasti edenneestä projektista kiitoksen projektiryhmälle. ”Oma HR- ja palkkatiimimme on ollut sitoutunut muutokseen ja sen läpivientiin. Lounean palvelupäällikkö Kati Saarni on pitänyt projektin tiukasti hyppysissään alusta lähtien ja meillä on ollut olo, että kaikki toiveemme ja tarpeenne on kuultu ja otettu huomioon. Avoin keskusteluyhteys on tehnyt projektin läpiviennistä sujuvaa ja olemme puhuneet alusta alkaen niin sanotusti samaa kieltä.”
Saman vahvistaa palvelupäällikkö Kati Saarni, ”Suuri merkitys projektin onnistumiselle on aina myös asiakkaan projektiryhmällä ja heidän toimintamalleillaan. Naantalin kaupungin projektiryhmä on ollut aktiivinen ja päätöksiä on saatu tehtyä nopeassa aikataulussa. Selkeät tavoitteet ja roolit ovat myös edesauttaneet projektin etenemisessä.”
Uudistuksella saavutetut tavoitteet ja hyödyt
Naantalin kaupungin työajanhallinnan uudistusprojektin toiminnallisena tavoitteena oli nykyaikainen ja monipuolinen työajanhallinnanjärjestelmä, jonka käyttö sujuisi helposti myös mobiilisti. Tämän tavoitteen Marja Vuori katsoo kaupungin saavuttaneen Nepton järjestelmän kautta. Työajanseuranta koskettaa kaupungissa n. 500 työntekijää, joista jo 450 on uuden järjestelmän piirissä. Henkilöstö on ottanut uuden järjestelmän hyvin vastaan ja käyttöönotto on sujunut helposti.
Yksi uuden järjestelmän kriteereistä oli sen helppo käyttö mobiilisti. Mobiilikäyttö onkin ollut niin sujuvaa, että uudistusprojektin aikana luovuttiin kiinteistä leimauspäätteistä, jotka alun perin oli suunniteltu ateria- ja siivouspalveluiden käyttöön hankittavan. Lisäksi käyttäjien hallintaa ja kirjautumista helpottamaan otettiin käyttöön myös SSO eli kertakirjautuminen.
”Konkreettinen esimerkki hyödyistä on ollut myös ajansäästö liittyen tuntileimauksien korjaukseen. Aiemmin tämä vaati sähköpostin lähettämistä henkilöstöosastolle, jossa korjaus tehtiin ja kuitattiin sen jälkeen niin työntekijälle kuin esimiehellekin. Vaikka korjaus itsessään olikin hyvin nopea toimenpide, tarkoitti tämä kuitenkin kuukaudessa satoja sähköposteja. Nyt työntekijät voivat helposti korjata virheet itse. Tämä säästää aikaa ja lisää henkilöstön tyytyväisyyttä.” kertoo Marja Vuori.
”Uskoisin myös jokaisen organisaation haluavan eroon erilaisista exceleistä työaikakirjausten ja palkanlaskun pohjana. Kun manuaalinen työ vähenee ja tunnit syötetään suoraan järjestelmään, vähenevät myös mahdollisten virheiden määrät. Nepton työajanhallinnassa tunnit tulkitaan automaattisesti kyseisen työntekijän työehtosopimusten mukaisesti, josta ne automaattisesti siirtyvät palkkajärjestelmä Populukseen. Tieto on nopeasti käytettävissä ja läpinäkyvää niin työntekijälle, esihenkilöille kuin HR-ja palkkaosastollekin. ” Jatkaa Marja Vuori.
Uudistuksen avainhyödyt Naantalin kaupungille tiivistettynä:
- Sujuva ja helppo mobiilikäyttö
- Ajansäästö manuaalisia prosesseja korvaamalla
- Parempi läpinäkyvyys työaikakirjauksissa niin työntekijöille, esihenkilöille kuin HR- ja palkka-asiantuntijoillekin
- Nopea ja onnistunut käyttöönotto
- Automatisointi: liittymät palkkaohjelmaan
Nepton työajanhallintajärjestelmä
Nepton työajanhallintajärjestelmä sopii niin pienille kuin suurillekin organisaatioille ja on integroitavissa kaikki yleisimpiin palkka- ja toiminnanohjausjärjestelmiin. Monipuolinen ja helppokäyttöinen järjestelmä sujuvoittaa yrityksen prosesseja ja vähentää manuaalisen työn määrää.
Kiinnostuitko työajanhallinnan uudistamisesta? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja kartoitetaan organisaatiosi tarpeet!
Lataa myös oppaamme, jossa avaamme miten työajanhallinnan uudistaminen kannattaa tehdä ja mitä pitää huomioida.
Katso ja kuuntele
Naantalin kaupungin henkilöstöasiantuntija Marja Vuori vieraili kertomassa kokemuksiaan myös Lounean webinaarissa.