Ota Copilotista ja uusista AI-agenteista kaikki hyöty irti! Asiantuntijan vinkit
M365-ohjelmat ovat kiinteä osa monen organisaation arkea. Sähköposti, Teams ja Office-paketti ovat valtaosalle tuttuja M365-toimintoja, mutta monelle edelleen vieraampi apuri on Microsoftin jo vuonna 2023 ensimmäisen kerran esittelemä tekoälyohjelma Copilot.
Lounean palvelupäällikkö ja kouluttaja Mika Keskikiikonen kertoo Copilotista ja erityisesti sen maksullisen version tarjoamista agenteista, jotka mahdollistavat Copilotin entistä tehokkaamman hyödyntämisen liiketoiminnassa. Kuka agentteja voi luoda ja minkälaista konkreettista hyötyä niistä voi olla? Entä miten koko M365-ympäristö valjastetaan kauttaaltaan tehokkaaksi työvälineeksi?
Ota organisaation lisensseistä kaikki irti ja hyödynnä Copilotin edut
Keskikiikosen ensisijainen ja tärkein vinkki M365-ympäristöä hyödyntäville organisaatioille on varmistaa, että lisensseistä otetaan kaikki niiden tarjoama hyöty irti.
”Monessa organisaatiossa ei tiedetä, paljonko lisenssissä on ominaisuuksia, joita ei hyödynnetä. Tärkeänä tekijänä tässä kokonaisuudessa on koulutus ja osaamisen kehittäminen. Osataanko käyttää vaikka kaikkia Teamsin sovelluksia, kuten Planneria?” hän herättelee.
Microsoft 365 Copilot Chat -botti on tarjolla selainkäyttöisenä ilmaisversiona kaikille. Ilmaisversio on sisällöltään rajallinen, mutta Keskikiikosen mukaan jo se voi olla monelle arkea helpottava ja työtehtäviä nopeuttava kumppani. Maksullinen Microsoft 365 Copilot -lisenssi taas on siitä ainutlaatuinen muihin tekoälymalleihin verrattuna, että Chat-ominaisuuden ohella se integroituu osaksi M365-kokonaisuutta. Muun muassa Excel-taulukoiden ja PowerPoint-esitysten laatiminen nopeutuu, kun tekoäly avustaa.
”Sen huoleksi voi jättää monet manuaaliset tehtävät. Lisäksi yrityksen M365 -ympäristön osaksi tuotu Copilot on tietoturvallinen: siihen syötettyä dataa ei käytetä tekoälyn kouluttamiseen, palvelimet sijaitsevat Euroopassa ja data pysyy organisaation sisällä”, Keskikiikonen muistuttaa.
Copilot-uutuus: erityisiin tehtäviin koulutetusta apurista on moneen
Yksi Copilotin tuoreimmista ominaisuuksista on Microsoftin vastikään esittelemät agentit. Käytännössä agentti on kustomoitu apuri, joka on tietyllä datalla koulutettu auttamaan tietynlaisissa tehtävissä. Agentteja voi luoda niin henkilökohtaiseen käyttöön, tiimin tai koko organisaation yhteiseksi tai jopa jakaa halutessaan julkisesti.
”Intranetin tiedoilla koulutettu agentti voi neuvoa esimerkiksi yrityksen työterveyskäytännöistä. Uusi työntekijä taas voisi hyötyä vaikka HR:n kouluttamasta perehdytysagentista, joka paitsi opettaa tulokkaalle firman käytänteet, lisäksi auttaa työntekijää tekemällä kalenterivarauksia perehdytyksen tueksi”, Keskikiikonen kertoo muutamia esimerkkejä.
Uutuutena Microsoft on esitellyt myös kaksi ennalta koulutettua agenttia: Analyytikko ja Tutkija auttavat käyttäjää nimiensä mukaisesti. Ensimmäinen tekee tehokkaat analyysit ja ennusteet numeerisesta datasta ja haistaa trendit, jälkimmäinen taas etsii syvällistä tietoa ja vetää sitä yhteen tehden johtopäätöksiä. Myös uusia, eri tehtäviin koulutettuja agentteja on luvassa myöhemmin.
Lounean koulutus auttaa tuoreet Copilot-käyttäjät alkuun
Hallittu käyttöönotto on Copilotin kanssa Keskikiikosen mukaan kaiken A ja O. Sillä varmistetaan, että lisenssi-investoinnille saadaan aidosti vastinetta. Tärkeä osa käyttöönottoa on huolehtia, että Copilot pääsee käsiksi tarvitsemaansa tietoon. Toinen tärkeä tekijä on käyttäjien kouluttaminen.
”Valitettavasti usein ei riitä, että uuden ohjelman ottaa käyttöön ja sitten alkaa toivoa tulosta. Käyttäjät tarvitsevat etenkin aluksi tukea Copilotin käytössä. Kun tekoälyapurista tulee tutumpi ja sitä pääsee itse testaamaan, oppii pikkuhiljaa myös soveltamaan”, kertoo Keskikiikonen, joka on kokenut kouluttaja.
Ja mahdollisia sovelluksiahan on niin paljon, kuin keksiä saattaa. Keskikiikonen nostaa muutamia esimerkkejä:
”Tekoäly analysoi ja etsii nopeasti korrelaatioita esimerkiksi isosta määrästä tekstimuotoista dataa, kuten asiakaspalautteiden joukosta. Joku taas koulutti tekoälyagentin veroviranomaisen ohjeilla ja kysyy siltä vinkkejä verovähennysten tekemiseen.
Copilot maksaa itsensä nopeasti takaisin säästetyssä ajassa
Millaiset terveiset Keskikiikonen sitten sanoisi organisaatiolle, joka pohtii Microsoft 365 Copilot -lisenssin käyttöönottoa?
”Lisenssin kulut ovat noin 30 euroa kuussa käyttäjää kohtaan. Ei tarvitse olla isokaan tuntipalkka, että lisenssi maksaa itsensä takaisin säästetyssä työajassa. Mitä aikaisemmin Copilotia alkaa hyödyntää, sitä enemmän siitä on hyötyä organisaatiolle myös verrattuna kilpailijoihin”, Keskikiikonen tiivistää.
Jos Copilotin merkitys liiketoiminnalle mietityttää, Lounea tarjoaa käyttäjäkoulutuksen lisäksi yritysjohdolle tekoälysparrausta. Tämä auttaa päättäjiä hahmottamaan, mitä konkreettista hyötyä erilaisista tekoälysovelluksista voisi olla ja miten myös tietoturva-asiat kannattaa ottaa huomioon AI:n käytössä.