Nykyaikainen työajanseuranta tehostaa yrityksen toimintaa
Viime vuodet ovat muuttaneet yritysten tarpeita työajanhallinnassa. Etätyön ja liikkuvan työn määrä on kasvanut radikaalisti. Yrityksen tiloissa olevien kirjauspäätteiden käytettävyys ja toiminnot eivät enää palvele yritysten tarpeita, kuten projektikohdennus- ja palkanmaksuprosessia. Monia työajantulkinnan tärkeitä merkintöjä tai erilaisia vuosiloma- tai poissaolopyyntöjä ei voi merkitä kirjauspäätteillä.
Monet yritykset ovatkin luopuneet kirjauspäätteistä ja siirtyneet kokonaan mobiiliratkaisuihin. Työajanseuranta on aidosti muuttunut työajanhallinnaksi, joissa henkilöstö tuottaa oikeaa työaikadataa yrityksen prosessien tarpeisiin.
Usein yrityksellä on käytössä useita ohjelmistoja HR:n ja työajanhallinnan tarpeisiin. Henkilöstöllä meneekin paljon aikaa erilaisten ohjelmistojen opetteluun ja käyttöön, myös virheiden määrä kasvaa. Nykyaikaisella työajanseurantaratkaisulla on mahdollista työmerkintöjen lisäksi kohdentaa työaikaa kustannuspaikoille, asiakkaille, tehtäville ja/tai projekteille. Erilaisten loma-, vapaa ja poissaolopyyntöjen käsittelyprosessi onnistuu vaivattomasti, kuten myös matkalaskujen luonti liitteineen. Näin voidaan yksinkertaistaa ja helpottaa yrityksen prosesseja.
Automaattinen työajantulkinta vähentää palkanlaskennan virheitä.
Nykyaikaisella työajanseurantaratkaisulla työmerkintöjä voidaan tehdä kännykällä reaaliaikaisesti, mutta tarvittaessa myös manuaalisesti etu- tai jälkikäteen. Mahdolliset unohdukset ja korjaukset työntekijä tekee itse. Järjestelmät osaavat myös ohjata lisä- ja ylityöt palkkaan, työaikapankkiin ja ylityökertymään tai niiden yhdistelmiin yrityksen käytäntöjen mukaisesti sekä tulkita automaattisesti eri henkilöryhmille TES-tulkituksi aineistoksi. Näin palkkadata on virheettömämpää ja tehostaa palkanmaksuprosessia. Esihenkilöille jää tehtäväksi tulkitun aineiston hyväksyminen.
Hallitse lomia ja poissaoloja tehokkaasti.
Myös loma-, vapaa ja poissaolopyynnöt voi nykyään hoitaa kätevästi kännykällä. Esihenkilö näkee kaikki henkilöstön käytössä olevat kertymät ja voi helposti tarkastaa päällekkäiset lomat ja muut poissaolot.
Kohdenna työt asiakkaille, kustannuspaikoille ja/tai projekteille.
Pitääkö yrityksessäsi työtunteja kohdistaa eri asiakkaille tai projekteille? Nykyaikaiset työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat myös tämän helposti ja mobiilisti. Työaikaa voidaan kohdistaa yrityksen tarpeiden mukaisesti esimerkiksi tunti- tai prosenttiperusteisesti. Kun kohdistamista tehdään jo työpäivän aikana tehostaa se yrityksen toimintaa ja mahdollistaa esim. projektien nopeamman laskutuksen.
Luo, hyväksy ja hallinnoi matkalaskuja.
Matkalaskujen lisääminen kännykällä onnistuu vaivattomasti. Käyttäjät voivat lisätä itselleen matkalaskun, johon merkitään matkan aloitus- ja lopetustiedot, reittivalinnat kilometreineen ja kulkuneuvoineen, erityyppiset kulukorvaukset sekä kuittivalokuvat. Kotimaan ja ulkomaan päivärahat tulkitaan automaattisesti verottajan ohjeiden mukaisesti.
Olisiko aika siirtyä nykyaikaisempaan työajanseurantaan?
Nykyaikaiseen työajanseurantaan siirtyminen tuo yritykselle paljon etuja. Prosessit nopeutuvat manuaalisen työn vähennyttyä. Lisäksi virheiden määrä esimerkiksi palkoissa vähenee ja sitä kautta henkilöstön tyytyväisyys paranee. Ota yhteyttä niin kartoitetaan miten voisimme tehostaa yrityksesi työajanseurantaa!
Tilaa tästä oppaamme miksi ja miten työajanseuranta kannattaa uudistaa
Lue myös miten KipKap Team Oy siirtyi mobiiliin työajanseurantaan.