Moderni Nepton-työajanseuranta mullistaa kuntien arjen ja tietoturvan

Työpaikan seinällä oleva kellokorttilaite, monisivuisessa taulukossa pyörivät luvut ja työvuorojen manuaalinen sovittelu. Tällaiset asiat voisivat kuulua menneeseen aikaan, mutta monessa kunnassa työajanseurantaan liittyvät manuaaliset prosessit imaisevat edelleen turhan paljon aikaa.

“Yllättävän monet kunnat elävät paperiaikakautta. Kirjataan tunteja erilaisiin lippuihin ja lappuihin. Saattaa olla ennakko-odotuksia, että modernia työajanseurantaa ei osata käyttää, vaikka nykyaikaisissa työajanhallintajärjestelmissä käyttöliittymä on tehty simppeliksi”, ohjelmistoasiantuntija Jukka Pasanen Lounealta kertoo.

Lounea tarjoaa Nepton-palvelua, joka on on kotimainen, täysin pilvipohjainen työajan- ja henkilöstöhallinnan ratkaisu. Sitä käyttää yli 200 000 suomalaista työntekijää, kunnista suurimpiin kaupunkeihin. Mukana on myös monen sektorin yrityksiä.

“Neptonissa kaikki kirjaukset ja tulkinta tapahtuvat reaaliaikaisesti ja esihenkilöstö sekä HR näkevät kirjaukset heti”, Jukka Pasanen sanoo.

Moderni työajanseuranta on kokonaisuus, joka osaa tulkita työehtosopimuksia, laskea lisät ja siirtää tiedot suoraan palkkajärjestelmään. Kun työntekijä kirjaa työaikansa, järjestelmä tekee loput. 

Vanha järjestelmä voi olla tietoturvariski

Työajan seuraaminen on lakisääteistä, ja työajan seuraamiseen käytetty järjestelmä saatetaan nähdä pelkkänä kuluna. 

“Nähdään, että tämmöstä tarjotaan ja se maksaa näin monta euroa, talous on tiukassa ja vanhassa järjestelmässä ei ole kuluja. Vanhassa järjestelmässä ei ole ehkä uusia kuluja, mutta on riskejä, joita ei tule puntaroitua”, Jukka Pasanen miettii.

Uusi järjestelmä tuo arkeen merkittävää tehokkuutta ja vähentää ihmisten tekemiä inhimillisiä virheitä.

Monissa kunnissa on käytössä järjestelmiä, joiden tuki on jo päättynyt. Yleinen käsitys vanhoista järjestelmistä on, että koska järjestelmä on toiminut tähän asti, niin se toimii hyvin myös jatkossa.

“Aika moni ajaa vanhalla järjestelmällä. Siinä mennään riskillä tietoturvaan nähden”, Jukka Pasanen sanoo.

Tietoturvariskejä ovat esimerkiksi irtonaiset paperit, joilla ilmoitetaan tunteja. Vanhentuneet järjestelmät puolestaan avaavat ovia hakkereille. Jos vanhentuneisiin järjestelmiin päästään kiinni, voidaan päästä käsiksi myös kunnan muihin tietojärjestelmiin ja dokumentteihin.

Neptonin tietoturva nojaa kansainvälisiin standardeihin ja jatkuvaan valvontaan: järjestelmä noudattaa ISO 27001 -sertifiointia, ja sen turvallisuutta testataan säännöllisesti ulkopuolisin auditoinnein. Poikkeamat tunnistetaan reaaliajassa, ja uhkia seurataan aktiivisesti kehittyneillä analytiikkatyökaluilla.

Tieto kulkee järjestelmien välillä

Lounea tuntee suomalaisen kuntakentän ja työehtosopimukset läpikotaisin. Työaikajärjestelmä päivittyy automaattisesti viikoittain ja lisäksi se tuntee erilaiset laki- ja TES-muutokset, joita muuttuvassa yhteiskunnassa tapahtuu nopealla tahdilla.

Yksi hyöty on myös se, että työaikaselvitysten tekoa ei tarvitse odotella päivätolkulla. Virheet ja oikaisupyynnöt vähenevät, palkanlaskenta automatisoituu ja tieto kulkee jo olemassa oleviin HR- ja palkkajärjestelmiin.

Helpompaa arkea digitaalisella työajanseurannalla

Työajanseurannan sähköiset järjestelmät ovat muuttaneet tapaa, jolla organisaatiot seuraavat ja hallitsevat työaikaa. Neptonissa esihenkilöt voivat seurata tiimiensä työaikoja ja poissaoloja reaaliajassa, mikä helpottaa resurssien suunnittelua ja hyväksyntäprosesseja. 

Myös työntekijöiden arki kevenee, kun työaikojen kirjaaminen onnistuu mobiilisti ja omaa tuntikertymää voi seurata suoraan järjestelmästä. Automaattiset tiedot ja raportit vähentävät virheiden riskiä ja säästävät aikaa sekä HR:ltä että työntekijöiltä.

Vuorosuunnittelu on läpinäkyvää

Kuntapuolen asiakkaat ovat pitäneet Neptonista erityisesti siksi, että se on tuonut työvuorojen suunnitteluun helppoutta. Selkeä vuorosuunnittelu tukee myös työntekijän hyvinvointia.

“Kun vuorot on suunniteltu ja julkaistu, työntekijä näkee vuoronsa ja pystyy helpommin suunnittelemaan arkeaan eikä tarvitse mistään kahvihuoneen seinältä käydä katsomassa vuoroja”, Jukka Pasanen sanoo.

Lounealla on vankka kokemus kuntien työajanseurannan uudistamisesta ja kunta-alan työehtosopimuksista. Osaaminen juontaa juurensa pitkään yhteistyöhön.

“Lounealla on tehty pitkään kuntien kanssa yhteistyötä ja olemme syventyneet työajanseurantajärjestelmiin, siihen miten kunnat työskentelevät ja mitä erityispiirteitä kunta-alalla on”, Jukka Pasanen kertoo.

Lounea on auttanut jo kymmeniä kuntia siirtymään sujuvampaan, turvallisempaan ja tehokkaampaan työajanhallintaan. Olisiko nyt teidän vuoro? Ota yhteyttä ja katsotaan, miten teidän kunnan työajan seurannasta voidaan saada helpompaa.

Lue, minkälaisia kokemuksia Naantalin kaupungilla on Nepton -työajanseurannasta

Tilaa opas työajanseurannan päivittämiseen