Jokaisen yrityksen tulee lakisääteisesti järjestää palkanmaksun perusteena olevan työajan ja poissaolojen seuranta sekä niiden raportointi. Viime vuodet ovat muuttaneet yritysten tarpeita työajanhallinnan suhteen. Etätyön ja liikkuvan työn määrä on kasvanut radikaalisti. Yrityksen tiloissa olevien kirjauspäätteiden käytettävyys ja toiminnot eivät enää palvele yritysten tarpeita, kuten projektikohdennus- ja palkanmaksuprosessia ja osa niistä on tullut elinkaarensa päähän. Myöskään monia työajantulkinnan tärkeitä merkintöjä tai erilaisia vuosiloma- tai poissaolopyyntöjä ei voi merkitä kirjauspäätteillä.

Monet yritykset ovatkin luopuneet kirjauspäätteistä ja siirtyneet kokonaan mobiiliratkaisuihin. Tämä avaa mahdollisuuksia uudistaa organisaation toimintatapoja kokonaisvaltaisemmin.  Työajanseuranta on aidosti muuttunut työajanhallinnaksi, joissa henkilöstö tuottaa oikeaa työaikadataa yrityksen prosessien tarpeisiin.

Usein yrityksellä on käytössä useita ohjelmistoja HR:n ja työajanhallinnan tarpeisiin. Henkilöstöllä meneekin paljon aikaa erilaisten ohjelmistojen opetteluun ja käyttöön, myös virheiden määrä kasvaa. Nykyaikaisella työajanseurantaratkaisulla on mahdollista työmerkintöjen lisäksi kohdentaa työaikaa kustannuspaikoille, asiakkaille, tehtäville ja/tai projekteille. Erilaisten loma-, vapaa ja poissaolopyyntöjen käsittelyprosessi onnistuu vaivattomasti, kuten myös matkalaskujen luonti liitteineen. Näin voidaan yksinkertaistaa ja helpottaa yrityksen prosesseja.

Automaattinen työajantulkinta vähentää palkanlaskennan virheitä

Nykyaikaisella työajanseurantaratkaisulla työmerkintöjä voidaan tehdä kännykällä reaaliaikaisesti, mutta tarvittaessa myös manuaalisesti etu- tai jälkikäteen. Mahdolliset unohdukset ja korjaukset työntekijä tekee itse. Järjestelmät osaavat myös ohjata lisä- ja ylityöt palkkaan, työaikapankkiin ja ylityökertymään tai niiden yhdistelmiin yrityksen käytäntöjen mukaisesti sekä tulkita automaattisesti eri henkilöryhmille TES-tulkituksi aineistoksi. Näin palkkadata on virheettömämpää ja tehostaa palkanmaksuprosessia. Esihenkilöille jää tehtäväksi tulkitun aineiston hyväksyminen. 

Hallitse lomia ja poissaoloja tehokkaasti

Myös loma-, vapaa ja poissaolopyynnöt voi nykyään hoitaa kätevästi kännykällä. Esihenkilö näkee kaikki henkilöstön käytössä olevat kertymät ja voi helposti tarkastaa päällekkäiset lomat ja muut poissaolot. 

Kohdenna työt asiakkaille, kustannuspaikoille ja/tai projekteille

Pitääkö yrityksessäsi työtunteja kohdistaa eri asiakkaille tai projekteille? Nykyaikaiset työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat myös tämän helposti ja mobiilisti. Työaikaa voidaan kohdistaa yrityksen tarpeiden mukaisesti esimerkiksi tunti- tai prosenttiperusteisesti. Kun kohdistamista tehdään jo työpäivän aikana tehostaa se yrityksen toimintaa ja mahdollistaa esim. projektien nopeamman laskutuksen.

Luo, hyväksy ja hallinnoi matkalaskuja

Matkalaskujen lisääminen kännykällä onnistuu vaivattomasti. Käyttäjät voivat lisätä itselleen matkalaskun, johon merkitään matkan aloitus- ja lopetustiedot, reittivalinnat kilometreineen ja kulkuneuvoineen, erityyppiset kulukorvaukset sekä kuittivalokuvat. Kotimaan ja ulkomaan päivärahat tulkitaan automaattisesti verottajan ohjeiden mukaisesti. 

Olisiko aika siirtyä nykyaikaisempaan työajanseurantaan?

Nykyaikaiseen työajanseurantaan siirtyminen tuo yritykselle paljon etuja. Prosessit nopeutuvat manuaalisen työn vähennyttyä. Lisäksi virheiden määrä esimerkiksi palkoissa vähenee ja sitä kautta henkilöstön tyytyväisyys paranee. Tutustu tarjoamiimme työajanhallinnanjärjestelmiin.

---