Teams-koulutukset helpottivat poikkeustilanteen paineita ja tehostivat tiedonkulkua Sastamalan kaupungilla

Koronapandemia laittoi työn muotoja uusiksi myös kunnissa. Lounea koulutti Sastamalan kaupungin henkilöstöä heti alkukeväästä käyttämään Microsoft Teamsia tehokkaasti päivittäisessä työssään. Nopealla aikataululla ja laadukkaasti toteutetut koulutukset antoivat esimerkiksi opettajille valmiuksia etäopetukseen.

Sastamalan kaupungilla oli suunnitelmissa ottaa etätyökalut käyttöön koko organisaation tasolla seuraavan kahden vuoden aikana. Digiloikan aikaikkuna typistyikin äkkiä muutamaan viikkoon.

– Lähtötilanne koronan iskiessä oli se, että koko konsernin noin 2 000 käyttäjästä 130 oli nimettyjä etäkäyttäjiä. Päivittäin aktiivisia heistä oli parikymmentä. Kolmessa viikossa etäkäyttäjien määrä kasvoi 1 300:aan, joista 150–200 käytti työkaluja aktiivisesti, kertaa Sastamalan Tukipalvelun toimitusjohtaja Matti Turunen.

Sastamalan Tukipalvelu Oy on Sastamalan kaupunkikonserniin kuuluva palveluyhtiö, joka tuottaa tietohallinnon palveluita julkishallinnon organisaatioille. SaTun kumppanina toimii Lounea, joka muun muassa toimittaa tietoverkkoja sekä toimii konsultoivassa ja kehittävässä roolissa. Teams-koulutusten järjestäjäksi Lounea valikoitui tuttuutensa ansiosta nopeasti.

– On vaikea kuvitella, että olisimme kenenkään muun kanssa saaneet parempaa lopputulosta. On tärkeää, että on luottokumppani, joka pystyy vastaamaan avunhuutoon, kiittää Turunen.

Stressaavassa tilanteessa apu otettiin ilolla vastaan

Ensimmäinen koulutus pidettiin jo maaliskuun puolella, mutta laadussa ripeä aikataulu ei näkynyt: kouluarvosanoin mitaten palautteen keskiarvo nousi yli yhdeksään.

– Henkilöstöllä oli kova paine oppia käyttämään näitä työkaluja, ja kun apua tarjottiin, se otettiin todella ilolla vastaan, Turunen kertoo.

Turusen mielestä koulutusten suurin hyöty on jokaiselle saatu ymmärrys siitä, millaisia työkaluja on käytettävissä ja miten niitä voi juuri omassa työssään käyttää. Tiedonkulku on tehostunut, kun Teamsista on tehty ensisijainen neuvottelun, tiedostonjaon ja suunnittelun käyttöliittymä. Hän uskoo, että työyhteisöissä on jaettu myös paljon vertaistukea uusien työkalujen käytössä sekä saatu oivalluksia, joita jaetaan eteenpäin.

 

Saimme hyvät materiaalit ja tallenteet, joita on ahkerasti kerrattu ja jotka ovat apuna myös niille, jotka eivät päässeet koulutuksiin osallistumaan. Jonkinlaista koulutusohjelmaa tehdään luultavasti ensi vuodeksikin jo ihan siksi, että työkalut kehittyvät koko ajan.” Matti Turunen, toimitusjohtaja, SaTu Oy 

kuva: Sami Stenman

Koulutus jokaiselle työn sisällön mukaan

Etäyhteyksillä pidetyt Teams-koulutukset kohdennettiin kolmelle ryhmälle: hallinnon työntekijöille, opettajille sekä luottamusmiehille ja paikallispoliitikoille. Hallinto ja opettajakunta saivat lisäksi osallistua kuukautta myöhemmin työpajaan, jossa käytiin läpi mieleen nousseita kysymyksiä.

Jokaiselle ryhmälle tärkeää oli oppia hallitsemaan kokouskäytännöt. Erityisesti hallinnolle myös tiimien perustaminen ja käyttö yhteydenpitoon ja tiedon jakamiseen oli olennaista. Opettajilla käytössä on Teamsin Education -lisenssi, jonka omia työkaluja, kuten ajastettua tehtävätyökalua sekä luokan muistikirjaa, käytiin niin ikään läpi.

– Etäkokousten ansiosta paikallispolitiikassa pystytään tekemään päätöksiä ja täyttämään lain pykälät. Koulumaailmassa saimme yhdenmukaistettua käytäntöjä ja ennen kaikkea tuotua opettajille rohkeutta paitsi Teamsin, myös muiden sähköisten työkalujen käyttöön opetuksessa, sanoo Turunen.

Etätyökalut tuovat vapautta myös pandemian jälkeen

Sastamala on Pirkanmaan suurin kunta, jossa etäisyydet ovat pitkiä. Teams yhtenä tärkeänä työkaluna säästää aikaa, vaivaa ja ajettuja kilometrejä.

– Jos tästä poikkeustilasta ja epätietoisuuden ajasta jotain hyvää löytää, niin sen, että nämä työkalut saatiin kerralla käyttöön. Ihmisten tapaaminen kasvotusten ja yhteiset kahvihetket ovat tosi arvokkaita, mutta on tilanteita, joissa liikkuminen ei ole välttämätöntä. Riippumattomuus paikasta ja muiden ihmisten työajoista antaa vapauksia, pohtii Turunen.

Myös kouluttajana toiminut Lounean palvelupäällikkö Mika Keskikiikonen näkee etätyökaluissa paljon hyvää. Teams vähentää sähköpostitulvaa ja mahdollistaa tiedostojen muokkaamisen yhdessä yhtä aikaa.

– Moni kysyy, mitä Teams maksaa, mutta se kuuluu edullisimpaankin Microsoft 365 -lisenssiin. Se ja muut sovellukset kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön, sillä silloin saa rahalleen täyden vastineen. Myös Teamsista itsestään kannattaa ottaa tehot irti. Monessa organisaatiossa etäkokoukset alkavat sujua, mutta tiimien hyödyntäminen on vielä lapsenkengissä, Keskikiikonen vinkkaa.

 

 

Tutustu Microsoft Teamsin käyttöön etätyössä tai opetuksessa Lounean koulutusvideoiden avulla

Lue lisää Lounean koulutuspalveluista ja tilaa tiimillesi täsmäkoulutus juuri teidän tarpeisiinne!