7 syytä miksi Toimisto 365:n tiedot pitää varmuuskopioida

Muista varmuuskopioida Toimisto 365 palvelusi

Toimisto 365 eli Microsoftin Office 365 on Microsoftin suosituimpia ohjelmistoja ja käytössä yhä useammassa suomalaisessa yrityksessä. Mutta tiesitkö, että myös pilvipalveluna toimivasta Toimisto 365:n tiedoista on otettava varmuuskopioita?

Pilvipalveluihin saattaa liittyä mielikuva, että palveluntarjoaja vastaa kaikesta eikä asiakkaan tarvitse huolehtia mistään, ei edes varmuuskopioinnista. Tämä ei pidä paikkaansa ja monet yritykset ovatkin kohdanneet tilanteita, joissa tietoja on kadonnut pilvipalveluista eikä niitä ole saatu palautettua. Suurin syy tietojen katoamiselle pilvipalvelusta on loppukäyttäjien tekemät virheet, joista koostuu jopa 2/3 tapauksista.

 

”Kun tuotantoa koskevat tiedot siirtyvät pilveen, monet organisaatiot eivät tiedä, että he ovat edelleen vastuussa tiedoistaan riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat.”

Gartner

 

1. Tiedon varmuuskopiointi on asiakkaan vastuulla

Kun puhutaan miten Microsoft varmistaa Toimisto 365 ympäristöä, on hyvä huomioida ero palvelun varmistamisen ja palveluun tallennetun tiedon varmistamisen välillä. Microsoft vastaa teknisestä ympäristöstä ja sen tietoturvasta. Itse sisällöstä vastaa asiakas.

Ellei käytössäsi ole Toimisto 365 varmistuspalvelua, on ainoa työkalu tietojen palauttamiseen roskakoritoiminto, joka on hyvin rajallinen eikä korvaa varsinaista varmuuskopiointiratkaisua. 

 

2. Roskakorista kaivaminen ei korvaa varmuuskopion palauttamista

Poistetut tiedostot siirtyvät Toimisto 365:n roskakoriin. Roskakoritoiminto on kätevä, mutta ei korvaa varmuuskopioinnin tarvetta. Harva meistä käyttää toimistollakaan roskakoria tärkeiden sopimuksien arkistointiin.

Tiedot säilyvät roskakorissa 30 päivää ja joissakin tapauksissa 3 kuukautta. Tutkimusten mukaan kadonneita tietoja kaivataan kuitenkin vasta keskimäärin 140 päivän jälkeen. Sillä aikaa tiedot ovat roskakorista jo poistuneet.

 

3. Voit palauttaa tietoja halusta ajankohdasta

Monesti on tärkeää pystyä palauttamaan vanhempi versio tiedostosta. Tämä ei ole mahdollista, jos tiedot on jo pysyvästi poistettu Toimisto 365 ympäristöstä. Myös Toimisto 365 oma versiohistoria voi tietyissä tilanteissa rajoittaa miltä ajalta tietoja voidaan palauttaa.

Toimisto 365 varmistuspalvelu mahdollistaa myös aiempien versioiden palautuksen.

 

4. Suojaa myös sisäisiltä tietoturvauhilta

Tietoturvauhka voi yllättää myös yrityksen sisältä. Tyypillinen tapaus on yrityksestä lähtevä työntekijä, joka poistaa omia ja yrityksen yhteisiä tietoja ja aiheuttaa näin merkittävää vahinkoa yritykselle.

Työsuhteiden väliaikaisuudet ja työntekijöiden vaihtuvuus ovat lisääntymässä ja nostavat sisäisten tietoturvauhkien riskejä.

Varmuuskopiointi mahdollistaa poistettujen tiedostojen palauttamisen helposti ja nopeasti.

 

5. Varmuuskopiointi pelastaa kiristyshaittaohjelmilta

Ransomware eli kiristyshaittaohjelmat ovat yleistyneet viime vuosina. Ne salaavat kaikki laitteen tiedot ja pyytävät tämän jälkeen lunnaita. Kiristyshaittaohjelmat saastuttavat ensin käyttäjän tietokoneen tiedot ja sen jälkeen ulkoiset levyasemat. Pilven tietojen salaus tapahtuu synkronointiohjelmien kautta.

Kun tiedot on varmuuskopioitu asianmukaisesti, pystytään tiedot palauttamaan ja yritystoimintaa jatkamaan ilman lunnaiden maksua ja pitkää keskeytystä työn teossa.  

6. Vastaa GDPR:n vaatimuksiin

Yrityksellä itsellä on aina vastuu omista tiedoistaan. Nykyajan liiketoiminnassa monen yrityksen arvokkain pääoma on omat tiedot. GDPR:n voimaantulon myötä yrityksellä pitää olla kyky palauttaa tiedot nopeasti.

Jokaisen yrityksen kannattaakin tehdä joko itse tai yhdessä IT-palvelutarjoajan kanssa konkreettinen suunnitelma sen varalta, jos pilvipalveluissa olevaa tietoa katoaa.
 

7. Helppo ja huoleton käyttää

Toimisto 365 varmistuspalvelu toimii automaattisesti taustalla, eikä vaadi käyttäjältä erillisiä toimenpiteitä. Varmistus tehdään automaattisesti kaksi kertaa päivässä. Tietosi ovat aina turvassa, ajasta ja paikasta riippumatta ja voit palauttaa ne työasemallesi tai takaisin Office 365:een.

 

Joko sinun Toimisto 365 -palvelusi on varmuuskopioitu?

Lounean Toimisto 365 varmistuspalvelulla varmistat sähköpostit, OneDrive for Business –tiedostot, yhteystiedot, kalenterimerkinnät, Sharepoint tiedostot sekä dokumenttikansiot. Käyttöönotto on nopeaa, helppoa ja vaivatonta. 

Tutustu lisää Toimisto 365 varmistuspalveluun

 

 

Jaa artikkeli:
Tagit:
varmuuskopiointi
Toimisto365