Varmista joustavat ratkaisut muuttuviin tulostustarpeisiin

Hanki tulostimet palveluna

Tulostamisen tarpeet voivat muuttua yrityksissä lyhyessäkin ajassa. Jotta tulostuspalveluihin investoiminen on kannattava päätös myös usean vuoden kuluttua, on hyvä huomioida sekä muuttuvat tarpeet, kehittyvä teknologia että tietoturva. Asiantuntevan kumppanin avulla ja joustavilla sopimusmalleilla varmistat, että ratkaisut skaalautuvat tarpeen mukaan ja investoinneilla on korkea käyttöaste.  

Tunne nykytila ja huomioi muuttuvat tarpeet  

Etenkin ennen tulostuspalveluiden hankkimista tulisi tietää, mikä on yrityksen nykyisen tulostinlaitekannan tila ja käyttöaste. Tiedätkö, kuinka paljon teillä on tulostimia ja kuinka paljon niitä ja niiden ominaisuuksia käytetään? Nykytila-analyysi on tärkeä ensiaskel, kun tulostusympäristöä ollaan suunnittelemassa uusiksi. Asiantunteva kumppani auttaa sinua nykytila-analyysin tekemisessä.

Tulostustarpeet voivat nykytilasta muuttua nopeastikin. Tavallisesti tulostimien määrästä aiheutuu yrityksille päänvaivaa, kun

  • yritys kasvaa kiivaaseen tahtiin ja tarve laitteille kasvaa pyrähdyksinä
  • yrityksen toimintaa supistetaan tai myydään, jolloin laitekantaa jää aiempaa vähemmälle käytölle eikä määräaikaisesta sopimuksesta pääse eroon ilman merkittäviä lisämaksuja
  • työn tekemisen tavat muuttuvat, esimerkiksi osa henkilöstöstä siirtyy etätöihin tai sieltä takaisin toimistolle.

Etätöistä on tullut monien työnpaikkojen arkea. Myös hybridityö, jossa työtä tehdään vaihdellen kotona ja toimistolla on yleistynyt. Tulostusympäristön kannalta se tarkoittaa sitä, että toimistolla ei enää tarvita yhtä paljon monitoimilaitteita, mutta työntekijöiden koteihin saatetaan tarvita pieniä tulostimia.

 

Kouluta henkilöstöä yhdessä toimittajan kanssa, tietoturvaa unohtamatta

Nykyään tulostimet ja monitoimilaitteet ovat niin älykkäitä ja monipuolisia, että arkikäytössä harva tuntee kaikki niiden ominaisuudet ja mahdollisuudet. Kouluta siis työntekijät käyttämään kaikkia niitä ominaisuuksia, jotka on suunniteltu helpottamaan heidän työtään.

 

Etenkin turvatulostuksen tärkeydestä tulisi muistuttaa henkilöstöä tasaisin väliajoin. Käytännössä lähes kaikissa yrityksissä on jonkinlainen henkilötietorekisteri ja dokumentteja, joissa on arkaluontoisia henkilötietoja. EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR antaa raamit henkilötietoja sisältävien dokumenttien käsittelylle, siksi GDPR täytyy huomioida myös tulostettaessa. Aina, kun näitä dokumentteja tulostetaan, täytyisi käyttää turvatulostusta.

 

Mitä on turvatulostaminen?

Turvatulostamisella varmistetaan, että yrityksen arkaluontoiset tiedot ja henkilötietoja sisältävät dokumentit eivät tulostu vapaasti tulostimille kaikkien nähtäväksi ja luettaviksi.

 

Toistaiseksi voimassa olevat, joustavat tulostuspalveluiden sopimusmallit takaavat korkean käyttöasteen

Perinteinen pitkäaikainen sopimusmalli tulostuspalveluissa voi muuttua taakaksi, jos sen sisältöä ei voi muuttaa yrityksen tarpeiden vaihtuessa. Toimistolla seisoo tyhjänpanttina pahimmillaan tuhansien eurojen edestä tulostuslaitteita, mutta samaan aikaan työntekijä kotitoimistolla tarvitsisi pienen tulostimen ja skannerin. Toisaalta myöskään kotitoimistojen pienlaitteisiin ei uskalleta investoida, koska tulevaisuuden työtavat ovat siltäkin osin auki.

Paras tapa varmistaa, että tulostusympäristö mukautuu tulostusmäärien ja -tapojen muutoksiin, on valita tulostuspalveluille toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Määräaikaisella sopimuksella sitoutuu vuosiksi tiettyyn laitekantaan riippumatta siitä, mikä niiden käyttöaste on. Muutosten tekeminen sopimuksiin on yleensä mahdollista, mutta aiheuttaa merkittäviä lisäkustannuksia. Usein etenkin alaspäin skaalautuminen on sopimusteknisesti hankalaa.

Toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella voit muuttaa palvelun sisältöä ja kustannuksia vaivattomasti. Jos laitteet tai teknologiat jäävät tarpeettomiksi, ne voi palauttaa ja samalla päästä eroon kyseisestä kustannuserästä. Lounea Easy on huoleton ja joustava tulostusratkaisu muuttuviin tulostustarpeisiin, tutustu Lounea Easyyn täällä.

Jaa artikkeli:
Tagit:
tulostus