Hyppää pääsisältöön
Front page
4.8.2020
Tags:
varmuuskopiointi
Yritysratkaisut
Microsoft 365

7 syytä miksi Microsoft 365:n tiedot pitää varmuuskopioida

Muista varmuuskopioida Microsoft 365 palvelusi

Microsoftin 365 on Microsoftin suosituimpia ohjelmistoja ja käytössä yhä useammassa suomalaisessa yrityksessä. Mutta tiesitkö, että myös pilvipalveluna toimivasta Microsoft 365:n tiedoista on otettava varmuuskopioita?

Pilvipalveluihin saattaa liittyä mielikuva, että palveluntarjoaja vastaa kaikesta eikä asiakkaan tarvitse huolehtia mistään, ei edes varmuuskopioinnista. Tämä ei pidä paikkaansa ja monet yritykset ovatkin kohdanneet tilanteita, joissa tietoja on kadonnut pilvipalveluista eikä niitä ole saatu palautettua. Suurin syy tietojen katoamiselle pilvipalvelusta on loppukäyttäjien tekemät virheet, joista koostuu jopa 2/3 tapauksista.

 

”Kun tuotantoa koskevat tiedot siirtyvät pilveen, monet organisaatiot eivät tiedä, että he ovat edelleen vastuussa tiedoistaan riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat.”

Gartner

 

1. Tiedon varmuuskopiointi on asiakkaan vastuulla

Kun puhutaan miten Microsoft varmistaa Microsoft 365 ympäristöä, on hyvä huomioida ero palvelun varmistamisen ja palveluun tallennetun tiedon varmistamisen välillä. Microsoft vastaa teknisestä ympäristöstä ja sen tietoturvasta. Itse sisällöstä vastaa asiakas.

Ellei käytössäsi ole Microsoft 365 varmistuspalvelua, on ainoa työkalu tietojen palauttamiseen roskakoritoiminto, joka on hyvin rajallinen eikä korvaa varsinaista varmuuskopiointiratkaisua. 

 

2. Roskakorista kaivaminen ei korvaa varmuuskopion palauttamista

Poistetut tiedostot siirtyvät Microsoft 365:n roskakoriin. Roskakoritoiminto on kätevä, mutta ei korvaa varmuuskopioinnin tarvetta. Harva meistä käyttää toimistollakaan roskakoria tärkeiden sopimuksien arkistointiin.

Tiedot säilyvät roskakorissa 30 päivää ja joissakin tapauksissa 3 kuukautta. Tutkimusten mukaan kadonneita tietoja kaivataan kuitenkin vasta keskimäärin 140 päivän jälkeen. Sillä aikaa tiedot ovat roskakorista jo poistuneet.

 

3. Voit palauttaa tietoja halusta ajankohdasta

Monesti on tärkeää pystyä palauttamaan vanhempi versio tiedostosta. Tämä ei ole mahdollista, jos tiedot on jo pysyvästi poistettu Microsoft 365 ympäristöstä. Myös Microsoft 365 oma versiohistoria voi tietyissä tilanteissa rajoittaa miltä ajalta tietoja voidaan palauttaa.

Microsoft 365 varmistuspalvelu mahdollistaa myös aiempien versioiden palautuksen.

 

4. Suojaa myös sisäisiltä tietoturvauhilta

Tietoturvauhka voi yllättää myös yrityksen sisältä. Tyypillinen tapaus on yrityksestä lähtevä työntekijä, joka poistaa omia ja yrityksen yhteisiä tietoja ja aiheuttaa näin merkittävää vahinkoa yritykselle.

Työsuhteiden väliaikaisuudet ja työntekijöiden vaihtuvuus ovat lisääntymässä ja nostavat sisäisten tietoturvauhkien riskejä.

Varmuuskopiointi mahdollistaa poistettujen tiedostojen palauttamisen helposti ja nopeasti.

 

5. Varmuuskopiointi pelastaa kiristyshaittaohjelmilta

Ransomware eli kiristyshaittaohjelmat ovat yleistyneet viime vuosina. Ne salaavat kaikki laitteen tiedot ja pyytävät tämän jälkeen lunnaita. Kiristyshaittaohjelmat saastuttavat ensin käyttäjän tietokoneen tiedot ja sen jälkeen ulkoiset levyasemat. Pilven tietojen salaus tapahtuu synkronointiohjelmien kautta.

Kun tiedot on varmuuskopioitu asianmukaisesti, pystytään tiedot palauttamaan ja yritystoimintaa jatkamaan ilman lunnaiden maksua ja pitkää keskeytystä työn teossa.  

6. Vastaa GDPR:n vaatimuksiin

Yrityksellä itsellä on aina vastuu omista tiedoistaan. Nykyajan liiketoiminnassa monen yrityksen arvokkain pääoma on omat tiedot. GDPR:n voimaantulon myötä yrityksellä pitää olla kyky palauttaa tiedot nopeasti.

Jokaisen yrityksen kannattaakin tehdä joko itse tai yhdessä IT-palvelutarjoajan kanssa konkreettinen suunnitelma sen varalta, jos pilvipalveluissa olevaa tietoa katoaa.
 

7. Helppo ja huoleton käyttää

Microsoft 365 varmistuspalvelu toimii automaattisesti taustalla, eikä vaadi käyttäjältä erillisiä toimenpiteitä. Varmistus tehdään automaattisesti kaksi kertaa päivässä. Tietosi ovat aina turvassa, ajasta ja paikasta riippumatta ja voit palauttaa ne työasemallesi tai takaisin Microsoft 365:een.

 

Joko sinun Microsoft 365 -palvelusi on varmuuskopioitu?

Lounean Microsoft 365 varmistuspalvelulla varmistat sähköpostit, OneDrive for Business –tiedostot, yhteystiedot, kalenterimerkinnät, Sharepoint tiedostot sekä dokumenttikansiot. Käyttöönotto on nopeaa, helppoa ja vaivatonta. 

Tutustu lisää Microsoft 365 varmistuspalveluun